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Empfehlungsschreiben

Ein Empfehlungsschreiben kann eine entscheidende Rolle bei der Bewerbung spielen. Es bietet einen persönlichen Einblick in die Fähigkeiten, Stärken und Kompetenzen von Bewerbern, der über das hinausgeht, was aus Lebenslauf und Anschreiben abzulesen ist.

Stefan Gerth - Geschäftsführer

Über den Autor

Während meines Wirtschaftsstudiums entdeckte ich meine Passion für Bewerbungen und gründete 2011 die webschmiede GmbH. Als deren Geschäftsführer und Gründer von „Die Bewerbungsschreiber“ habe ich mich als Marketing- und Bewerbungsexperte etabliert und teile dieses Wissen gerne in Vorträgen, Interviews und Beiträgen wie diesem hier. Profitieren auch Sie von meiner langjährigen Erfahrung!

Stefan Gerth - Geschäftsführer

Das Wichtigste in Kürze

Sie haben es eilig? Wir haben Ihnen die wichtigsten Eigenschaften des Empfehlungsschreibens zusammengefasst:

  • Länge: Maximal eine DIN A4-Seite

  • Anlässe: Bewerbung, Beförderung, Promotion, Stipendium, Studium, Auslandssemester, Praktikum etc.
  • Referenzgeber: Lehrer, Professor, Trainer, ehemaliger Vorgesetzter etc.
  • Inhalt: Eigene Meinung zu Qualifikationen und Arbeitsweise, in der Regel persönlicher als ein Arbeitszeugnis
  • Form: Ich-Form (aus Sicht des Referenzgebers)
  • Position: Direkt hinter dem Lebenslauf

Definition - Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Empfehlungsschreiben

So kann ein Empfehlungsschreiben aussehen.

Ein Empfehlungsschreiben ist ein Schriftstück, das optional als Ergänzung zum klassischen Arbeitszeugnis zu den Bewerbungsunterlagen hinzugefügt werden kann.


Empfehlungsschreiben werden ausgestellt, um eine Person aufgrund ihrer Fähigkeiten und Arbeitseinstellung zu empfehlen.


In dem Schreiben formuliert ein Fürsprecher seine persönlichen Erfahrungen mit dem und Meinung über den Bewerber.


Personaler erhalten auf Grundlage des Empfehlungsschreibens einen tiefgehenden Eindruck von dem Bewerber, der weit über das Durchblättern von Lebenslauf und Zeugnissen hinausgeht.


Die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens ist eine freiwillige Leistung. Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis besteht kein gesetzlicher Anspruch darauf.

Da der Fürsprecher freiwillig mit seinem guten Namen für den Bewerber bürgt, hat das Empfehlungsschreiben einen besonders hohen Stellenwert. Aus diesem Grund ist das Empfehlungsschreiben für Bewerber eine hervorragende Möglichkeit, die eigene Bewerbung aufzuwerten und sich positiv von der Konkurrenz abzuheben. Darüber hinaus kann ein überzeugendes Empfehlungsschreiben das Zünglein an der Waage sein, wenn es darum geht, ins Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.

In den Bewerbungsunterlagen sollten Empfehlungsschreiben direkt nach dem Lebenslauf einsortiert und im Anlagenverzeichnis aufgenommen werden. Um sicherzustellen, dass es nicht übersehen wird, kann es hilfreich sein, im Anschreiben auf das Empfehlungsschreiben hinzuweisen. 


Empfehlungsschreiben Vorlagen im Word-Format

Egal ob Sie selbst ein Empfehlungsschreiben erstellen oder einem Fürsprecher eine Orientierungshilfe bieten wollen: Unsere Vorlagen für das Empfehlungsschreiben im Microsoft-Word Format (.docx) helfen Ihnen bei der optimalen Formulierung. Jetzt kostenlos herunterladen!


Wann brauche ich ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben kann den entscheidenden Unterschied machen, wenn es darum geht, eine angestrebte Stelle zu bekommen, ein Studium oder Stipendium zu beginnen oder ein neues Projekt als Freiberufler zu ergattern. In folgenden Situationen kann ein Empfehlungsschreiben besonders hilfreich sein:

  • Praktika, Stipendien und Zulassungen: Ein Empfehlungsschreiben kann für die Bewerbung für ein Praktikum, ein Stipendium oder für die Zulassung an einer privaten Hochschule nützlich sein. Darüber hinaus kann es von Universitäten bei zulassungsbeschränkten Studiengängen oder für die Bewerbung für ein Auslandssemester angefordert werden.

  • Festanstellung, Beförderung, Jobwechsel oder Führungsposition: Ein Empfehlungsschreiben kann Sie von anderen Kandidaten abheben und dabei helfen, die gewünschte Position zu erhalten. Es ist besonders wertvoll für diejenigen, die eine Beförderung anstreben oder eine Führungsposition übernehmen wollen.
  • Referenz für Freiberufler: Freiberufler können Empfehlungsschreiben als Referenzen nutzen, um neue Aufträge zu erhalten.
  • Anmietung einer Wohnung: In einigen Fällen kann ein Empfehlungsschreiben auch bei der Anmietung einer Wohnung hilfreich sein, um den Vermieter von Ihrer Zuverlässigkeit und Zahlungsfähigkeit zu überzeugen.
  • Abteilungswechsel innerhalb grösserer Unternehmen: Streben Sie einen internen Wechsel an, kann Ihnen ein Empfehlungsschreiben helfen. Insbesondere in grossen Unternehmen, in denen die neue Abteilung Sie möglicherweise nicht gut kennt, kann eine Empfehlung von Vorteil sein.

Aufbau des Empfehlungsschreibens

Ein Empfehlungsschreiben hat kein standardisiertes Format und ist inhaltlich an keine gesetzliche Vorgabe gebunden. Allerdings gibt es Richtlinien und Praktiken, die sich in der Vergangenheit bewährt haben und somit zum unausgesprochenen Standard geworden sind:

  • Länge und Format: Ein Empfehlungsschreiben sollte nicht länger als eine DIN A4-Seite sein. Es sollte auf Firmenpapier oder Universitätsbriefpapier verfasst, den Briefkopf des Referenzgebers enthalten und ordentlich formatiert sein. Auch Unterschrift und Datum dürfen nicht fehlen.

  • Perspektive: Empfehlungsschreiben werden aus der Ich-Perspektive verfasst. Der Referenzgeber schildert die persönliche Wahrnehmung und Erfahrung mit dem Bewerber.
  • Inhalt: Ein gutes Empfehlungsschreiben sollte eine sachliche Bewertung der Zusammenarbeit beinhalten. Es sollte besondere Erfolge oder herausragende Leistungen hervorheben und die Qualifikationen, Soft Skills und die erlebte Persönlichkeit der empfohlenen Person beschreiben. Dabei ist es wichtig, eine Balance zwischen sachlicher Professionalität und emotionaler Authentizität zu finden. Wertschätzung sollte zum Ausdruck gebracht werden, aber Schmeichelei oder übertriebenes Lob sollte vermieden werden.
  • Bezug zur neuen Stelle: Wenn möglich, sollte das Empfehlungsschreiben einen Bezug zur angestrebten Stelle oder Position herstellen. Dies macht die Empfehlung relevanter und überzeugender.
  • Kontaktdaten: Das Empfehlungsschreiben sollte die Kontaktdaten des Referenzgebers enthalten, für den Fall, dass der potenzielle Arbeitgeber oder die Bildungseinrichtung Rückfragen hat.
  • Sprache und Stil: Das Schreiben sollte in einer sachlich-professionellen Sprache verfasst sein, darf aber auch originelle und emotionale Elemente enthalten. Es ist wichtig, dass das Empfehlungsschreiben fehlerfrei ist – Rechtschreibfehler sind ein absolutes No-Go.
  • Freiheit in Gestaltung und Schwerpunktsetzung: Der Aussteller des Empfehlungsschreibens hat die Freiheit, die Gestaltung und Schwerpunktsetzung selbst zu bestimmen. Dennoch sollte das Schreiben immer den Zweck erfüllen, die empfohlene Person in einem positiven Licht darzustellen und ihre Eignung für die angestrebte Position oder das angestrebte Programm zu betonen.

Wer kann Empfehlungsschreiben verfassen?

Das Verfassen eines Empfehlungsschreibens kann prinzipiell von jeder Person übernommen werden, mit der Sie in einem beruflichen oder akademischen Kontext zusammengearbeitet haben. Allerdings variieren die Gewichtung und Glaubwürdigkeit des Schreibens, je nachdem, wer es ausstellt.


Im Folgenden finden Sie einige Empfehlungen dazu, wer idealerweise als Verfasser eines Empfehlungsschreibens in Betracht gezogen werden kann:

  • Führungskräfte: Ranghohe Führungskräfte, Abteilungsleiter oder Geschäftsführer gelten als besonders erfahrene und objektive Verfasser. Sie können ein tiefgreifendes Verständnis der Fähigkeiten und des Potenzials des Bewerbers vermitteln und die Empfehlung hat oft ein grösseres Gewicht, da sie von einer Person mit Autorität kommt.

  • Kollegen: Kollegen können einen einzigartigen Einblick in Ihre Teamfähigkeit und Ihre Interaktion im Arbeitsumfeld bieten. Ihre Empfehlungen können besonders wertvoll sein, um Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu untermauern.
  • Kunden: Wenn Sie in einer kundenorientierten Rolle gearbeitet haben, können Kunden bestätigen, wie effektiv Sie in der Kundendienstleistung waren. Dies kann besonders wichtig sein, wenn die angestrebte Position eine hohe Kundeninteraktion erfordert.
  • Experten: Menschen, die in Ihrem Fachgebiet anerkannt sind, können eine starke Empfehlung abgeben, besonders wenn sie direkt mit Ihnen zusammengearbeitet haben oder Ihre Arbeit gut kennen.

Ein wichtiges Kriterium für die Wahl des Verfassers ist, dass die Empfehlung nicht wie eine Gefälligkeit wirken darf. Stattdessen sollte sie den ausdrücklichen Wunsch des Ausstellers widerspiegeln, Sie bei Ihrer Karriere zu unterstützen.

Ein Empfehlungsschreiben kann auch schaden, wenn der Empfehlungsgeber keine fundierten Kenntnisse über Sie oder fachlich und beruflich nicht ausreichend Expertise vorzuweisen hat. Daher sollte die Wahl des Referenzgebers sorgfältig getroffen werden.

So bitten Sie um ein Empfehlungsschreiben - Beispiele

Die Bitte um ein Empfehlungsschreiben kann eine sensible Angelegenheit sein, da sie sowohl professionelle als auch persönliche Elemente berührt. Es geht darum, die richtige Balance zu finden, indem Sie höflich um Unterstützung bitten, ohne dabei aufdringlich zu wirken. Im Folgenden liefern wir Ihnen hilfreiche Tipps und Beispiele für Anfragen bei verschiedenen Referenzpersonen.

Anfrage beim aktuellen Arbeitgeber

Tatsächlich ist an dieser Stelle wichtig, ob der Wechsel intern sein wird oder Sie einen Firmenwechsel anstreben. Sollten Sie noch Angestellter des Unternehmens sein, müssen Sie Ihre Vorgesetzten in jedem Fall erst über Ihre Wechselabsichten informieren. Die Anfrage für ein Empfehlungsschreiben sollte in keinem Fall gleichzeitig die Ankündigung Ihrer Kündigung sein.


Bei einem Jobwechsel innerhalb des Unternehmens verhält es sich etwas anders, da dieser in der Regel nicht negativ aufgefasst wird. Wenn Sie zu einem Ihrer Vorgesetzten ein persönliches Verhältnis und vollstes Vertrauen in ihn haben, können Sie dort nach einem Empfehlungsschreiben fragen, ohne es in der gesamten Firma an die grosse Glocke zu hängen.


Generell ist zu empfehlen, das direkte Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten zu suchen. Halten Sie Beispiele bereit, mit denen Sie begründen können, warum Sie empfohlen werden sollten. Ausserdem kann es nie schaden, bereits einige Vorschläge zum Inhalt des Schreibens machen zu können. Sollten Sie aktuell keinen persönlichen Kontakt zu Ihrem Vorgesetzten aufnehmen können, können Sie eine E-Mail mit der Bitte um eine Referenz für einen firmeninternen Wechsel verfassen:

Beispiel für eine Anfrage an den Arbeitgeber

Sehr geehrter/Hallo/Lieber Herr Mustermann,


nachdem ich in den letzten 5 Jahren die Controlling-Abteilung der Muster GmbH betreut habe, würde ich mich nun gerne weiterentwickeln. Die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der XY Abteilung scheint mir dafür ideal geeignet.


Da ich in den vergangenen Jahren in engem Kontakt zu Ihnen stand und Sie mich stets gefördert haben, wofür ich mich an dieser Stelle bedanken möchte, bitte ich Sie, mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Ich denke, niemand kann meine Fähigkeiten und Entwicklung der letzten Jahre besser einschätzen als Sie.


Gerne können wir einen Termin ausmachen, um Details und Rückfragen zu besprechen.


Mit besten Grüssen

Maria Musterfrau

Anfrage beim ehemaligen Arbeitgeber

Ein Empfehlungsschreiben von einem ehemaligen Arbeitgeber kann eine starke Ergänzung zu Ihrer Bewerbung sein. Um ein solches Schreiben zu erhalten, sollten Sie zunächst den ehemaligen Arbeitgeber oder Vorgesetzten telefonisch kontaktieren, bei dem Sie den besten Eindruck hinterlassen haben.


Um dem Verfasser des Schreibens die Arbeit zu erleichtern, ist es hilfreich, ein Dokument mit wichtigen Informationen und Highlights Ihrer Tätigkeit bereitzustellen. Dies kann Projekte, Leistungen und Fähigkeiten umfassen, die Sie während Ihrer Zeit in dem Unternehmen erworben haben.

Beispiel für eine Anfrage beim ehemaligen Arbeitgeber

Sehr geehrte Frau Musterfrau,


ich hoffe, es geht Ihnen gut. Als ehemaliger Projektmanager Ihres „Fortschritt 2022“-Projekts bewerbe ich mich derzeit für eine neue Position, bei der diese Erfahrung entscheidend ist. Wären Sie bereit, ein Empfehlungsschreiben für mich zu verfassen? Ihre professionelle Einschätzung könnte sehr hilfreich sein.


Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und danke im Voraus.


Mit freundlichen Grüssen

Max Mustermann

Anfrage bei Professoren / Universitäten

Zunächst sollten Sie einen Professor auswählen, mit dem Sie bereits zusammengearbeitet haben und bei dem Sie einen positiven Eindruck hinterlassen haben. Die persönliche Verbindung sorgt dafür, dass der Professor Sie und Ihre Fähigkeiten gut kennt und somit ein überzeugendes Schreiben verfassen kann.


Es ist empfehlenswert, die Anfrage per E-Mail zu stellen und dabei ein persönliches Gespräch anzubieten. Bedenken Sie, dass Professoren einen sehr vollen Terminkalender haben, daher sollten Sie Ihre Anfrage mit ausreichend Vorlaufzeit stellen und die Einreichungsfrist im Auge behalten. Möglicherweise gibt es seitens Ihrer Universität bestimmte Voraussetzungen für Empfehlungsschreiben, zum Beispiel in Bezug auf Nachweise, Notendurchschnitt oder Motivationsschreiben. Achten Sie daher darauf, sich im Voraus gut zu informieren und alle erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten.


Ihr Ziel sollte es sein, dem Professor die Erstellung des Empfehlungsschreibens so einfach wie möglich zu machen. Stellen Sie daher alle relevanten Informationen zur Verfügung, darunter beispielsweise die gewünschte Sprache des Schreibens, Informationen zum Unternehmen oder zur Stelle, den Ansprechpartner sowie die Art des Studiengangs. Indem Sie alle nötigen Unterlagen direkt mitliefern, erleichtern Sie dem Professor die Arbeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, ein überzeugendes und aussagekräftiges Empfehlungsschreiben zu erhalten.

Beispiel für eine Anfrage bei Ihrem Professor

Sehr geehrte Frau Professor Musterfrau,


ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist Max Mustermann und ich habe in Ihrem Pflichtmodul „Einführung in die Musterlehre“ im Sommersemester 2023 teilgenommen.


Aktuell befinde ich mich in der Phase der Berufseinstiegsplanung und ein Empfehlungsschreiben könnte dabei von grosser Bedeutung sein. Ich bin der Überzeugung, dass Ihre Worte über meine Studienleistungen und meine Teilnahme an Ihrem Kurs mein Profil hervorragend ergänzen könnten.


Sollten Sie dazu bereit sein, ein solches Schreiben für mich zu verfassen, wäre ich sehr dankbar. Selbstverständlich können wir die genauen Inhalte und den Fokus des Schreibens gemeinsam besprechen.


Ich freue mich auf Ihre positive Rückmeldung und bedanke mich im Voraus für Ihre Unterstützung.


Mit freundlichen Grüssen

Max Mustermann

Anfrage bei Kunden

Für Selbstständige und Freiberufler sind Empfehlungsschreiben von Kunden besonders wertvoll. Sie können nicht nur die Fähigkeiten und Leistungen des Dienstleisters belegen, sondern auch als Testimonial auf der eigenen Website dienen, um potenzielle Neukunden zu überzeugen.


Die Anfrage an Kunden kann auf verschiedene Weisen erfolgen: per Telefon, E-Mail oder im Rahmen eines persönlichen Gesprächs. Dabei sollte die Anfrage stets professionell und höflich gestaltet sein. Es ist wichtig, die Kunden um ihre Zustimmung zu bitten, damit Sie deren Namen als Referenz nennen dürfen. Die Nennung des Namens erhöht die Glaubwürdigkeit der Referenz und stärkt das Vertrauen potenzieller Neukunden.

Beispiel für die Anfrage bei einem Kunden

Sehr geehrter Herr Mustermann,


ich freue mich, dass unser Projekt - die Implementierung des neuen Buchhaltungssystems - erfolgreich abgeschlossen wurde.


Als selbstständiger Unternehmensberater bin ich dabei, meine Dienstleistungen auszuweiten. Daher wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ein kurzes Empfehlungsschreiben für mich erstellen könnten, in dem Sie Ihre Erfahrungen mit meiner Arbeit beschreiben. Dies würde mir helfen, meine Dienstleistungen einem breiteren Publikum zu präsentieren.


Sollten Sie dazu bereit sein, kann ich Ihnen einige Punkte nennen, die Sie möglicherweise ansprechen möchten.


Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Überlegung und freue mich auf Ihre Antwort.


Mit freundlichen Grüssen

Maria Musterfrau

Unterschiede zu Arbeitszeugnis und Referenzschreiben

Ein Empfehlungsschreiben, ein Arbeitszeugnis und ein Referenzschreiben haben zwar ähnliche Funktionen, unterscheiden sich aber in einigen wichtigen Aspekten:

  • Arbeitszeugnis: Ein Arbeitszeugnis ist ein formalisiertes Schreiben, das bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Es ist gesetzlich vorgeschrieben und enthält standardisierte Formulierungen, die auf einen speziellen "Code" zurückgreifen, um die Leistung und das Verhalten von Mitarbeitern zu bewerten. Ein Arbeitszeugnis ist wohlwollend und in der Regel allgemein gehalten, ohne sich an eine spezielle Person oder Stelle zu richten.

  • Referenzschreiben: Ein Referenzschreiben ähnelt dem Empfehlungsschreiben, ist aber universeller einsetzbar, da es keinen bestimmten Empfänger hat. Es gibt allgemeine Informationen über die Qualifikationen und Leistungen des Bewerbers, ohne einen spezifischen Bezug zu einer angestrebten Stelle zu haben. Es ist mehrfach für verschiedene Bewerbungen einsetzbar und bringt pauschale Auskunft über die erbrachte Leistung.
  • Empfehlungsschreiben: Das Empfehlungsschreiben hingegen ist persönlicher und konkreter. Es wird an einen bestimmten Adressaten gerichtet und hebt die speziellen Fähigkeiten und Eigenschaften des Bewerbers hervor, die für die angestrebte Position relevant sind. Es ist ein einmaliges Dokument, das speziell für eine bestimmte Gelegenheit erstellt wird. Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben.

In diesem Text haben wir uns dazu entschieden, auf das Gendern zu verzichten, um eine bessere Lesbarkeit zu gewährleisten. Wir möchten jedoch betonen, dass alle Geschlechter gleichermassen gemeint und eingeschlossen sind, wenn wir von Mitarbeitern, Fürsprechern, Kandidaten oder anderen Gruppen sprechen.