Sie haben bereits einige Hürden genommen – im ersten Schritt hat Ihre Bewerbung die Personalverantwortlichen so neugierig gemacht, dass diese Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen haben. Diese haben Sie auch hinter sich gebracht und nun heisst es warten. Aber wie lange müssen Sie warten, bis Sie eine Rückmeldung erhalten? Und wann und wie können Sie sich bei dem potenziellen Arbeitgeber bezüglich einer Entscheidung erkundigen? Wie verfassen Sie selbst eine professionelle Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch? Diese und viele weitere Fragen klären wir in diesem Artikel.
Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch
Über den Autor
Nach meinem Lehramtsstudium und sieben Jahren im Journalismus startete meine Zeit bei den Bewerbungsschreibern im Jahr 2013. Hier habe ich über 1.500 professionelle Bewerbungen für alle Karrierelevel verfasst. Heute teile ich meine Expertise im Bewerbungsbereich im Rahmen von Fachvorträgen, Interviews und Workshops, unter anderem als Lehrbeauftragter an der Ruhr-Universität Bochum, sowie in den von mir erstellten Beiträgen auf unserer Webseite.
Ben Dehn - Karriereexperte
Inhaltsverzeichnis
- Wann erhalte ich eine Rückmeldung?
- Welche Gründe gibt es für eine längere Wartezeit?
- Wartezeit für die Reflexion nutzen - Wie lief das Vorstellungsgespräch?
- Positive Rückmeldung erhalten - Richtig Ab- / Zusagen
- Absage erhalten - So reagieren Sie angemessen
- Keine Rückmeldung erhalten - was tun?
- Beispiele für Arbeitgeber - Professionelle Rückmeldung
Wann erhalte ich eine Rückmeldung?
Die Zeitspanne, innerhalb derer sich Personalverantwortliche nach einem Vorstellungsgespräch mit den Bewerbenden in Verbindung setzen, kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen variieren. Die Dauer kann dabei von verschiedenen Faktoren abhängen. Während es in kleineren Unternehmen schon mal schneller geht mit der Rückmeldung, kann es in grösseren Unternehmen aufgrund von längeren Kommunikationswegen und grösseren hierarchischen Gefällen durchaus länger dauern, bis Bewerbende eine Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch erhalten.
Ist der Bewerbungsprozess generell schon weiter fortgeschritten und es wurden bereits viele Gespräche geführt, erhalten die Personen ebenfalls schneller eine Rückmeldung, als wenn sich das Unternehmen ganz am Anfang des Prozesses befindet. Wenn nicht nur ein Vorstellungsgespräch, sondern bereits ein Probearbeitstag stattgefunden hat, erfolgt die Rückmeldung in der Regel zeitnah.
Welche Gründe gibt es für eine längere Wartezeit?
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann es verschiedene Gründe für eine längere Wartezeit geben. Diese reichen von internen bis externen Faktoren und können teilweise zu Beginn des Bewerbungsprozesses nicht korrekt von den Personalverantwortlichen eingeschätzt werden.
Die häufigsten Gründe für verlängerte Wartezeiten auf eine Rückmeldung sind:
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Ein grosses Bewerbungsaufkommen: Wenn eine Stelle besonders attraktiv ist oder in einem gefragten Bereich liegt, kann die Zahl der Bewerbungen schnell in die Höhe schnellen. Dies führt dazu, dass die Personalabteilung mehr Zeit für ihre Arbeit benötigt, um jede einzelne Bewerbung sorgfältig zu prüfen und zu bewerten.
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Langwieriger Entscheidungsprozess: Manchmal ist die Entscheidung, wer für eine Position am besten geeignet ist, nicht sofort klar. Diverse Runden von Vorstellungsgesprächen, Assessment-Centern oder internen Abstimmungen können erforderlich sein, um die bestmögliche Wahl zu treffen.
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Personalmangel: In Phasen, in denen die Personalabteilung selbst unterbesetzt ist, sei es durch Krankheit, Urlaub oder eine hohe Fluktuation, kann dies die Bearbeitungszeiten von Bewerbungen erheblich beeinflussen.
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Bewerbungsprozess noch nicht abgeschlossen: Bei einigen Stellen kann die Bewerbungsphase sehr spezifische Schritte umfassen, die abgeschlossen sein müssen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Dazu gehören beispielsweise Sicherheitsüberprüfungen, Referenzchecks oder die Abstimmung mit mehreren Abteilungen. Bis alle diese Schritte abgeschlossen sind, können Bewerbende auf eine Rückmeldung warten.
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Interne Verzögerungen: Interne Verzögerungen können durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, wie zum Beispiel unerwartete Projektprioritäten, Budgetfragen oder personelle Veränderungen innerhalb des Unternehmens. Solche Verzögerungen sind oft unvorhersehbar und können dazu führen, dass der Bewerbungsprozess ins Stocken gerät, bis die internen Angelegenheiten geklärt sind.
Wartezeit für die Reflexion nutzen - Wie lief das Vorstellungsgespräch?
Die Zeit zwischen dem Vorstellungsgespräch und der Rückmeldung können Bewerbende dazu nutzen, das Gespräch zu reflektieren. Dabei geht es nicht nur um das eigene Auftreten, denn ein Bewerbungsgespräch dient immer zum beidseitigen Kennenlernen. Nutzen Sie die Zeit deshalb ebenfalls, um sich Gedanken darüber zu machen, ob die Stelle und das Unternehmen zu Ihnen und Ihren beruflichen Zielen passen.
Hier sind einige Anhaltspunkte für die Analyse des Bewerbungsgesprächs. Diese Auswahl an Fragen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Chancen besser einzuschätzen und sich auf eine möglicherweise anstehende Entscheidung Ihrerseits für oder gegen ein Jobangebot vorzubereiten:
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Wie war mein Auftreten?
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Habe ich überzeugende Antworten auf die gestellten Fragen gegeben?
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War ich gut vorbereitet?
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Habe ich das Unternehmen ausreichend recherchiert?
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Habe ich gute eigene Fragen vorbereitet?
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War mein Outfit angemessen?
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Sollte ich beim nächsten Mal etwas anders machen?
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War mir mein Gegenüber sympathisch?
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Habe ich die vorgestellten Aufgaben und Themen als interessant empfunden?
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Bin ich mit den Konditionen zufrieden?
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Wurden meine Fragen beantwortet?
Das Vorstellungsgespräch ist schlecht gelaufen?
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Positive Rückmeldung erhalten - Richtig Ab- / Zusagen
Eine positive Rückmeldung von Seiten des Arbeitgebers kann in verschiedenen Formen erfolgen: per E-Mail, telefonisch oder sogar durch ein weiteres persönliches Treffen. Unabhängig von der Methode beinhaltet eine solche Rückmeldung in der Regel eine Bestätigung der erfolgreichen Leistung im Vorstellungsgespräch, möglicherweise ein Angebot eines Jobs oder eine Einladung zu weiteren Gesprächen.
Haben Sie eine positive Rückmeldung erhalten, liegt es an Ihnen. Sie sollten in jedem Fall auf die Rückmeldung reagieren – unabhängig davon, ob Sie das Angebot beziehungsweise die Einladung annehmen möchten oder nicht.
Beispiel für die Annahme eines Jobangebots
So können Sie Ihrem Wunscharbeitgeber antworten, wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch weiterhin Interesse haben, für das Unternehmen zu arbeiten:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],
ich möchte mich herzlich für das Angebot der Stelle als [Position], das Sie mir am [Datum] unterbreitet haben, bedanken. Gerne nehme ich das Angebot an.
Bitte lassen Sie mich wissen, welche weiteren Informationen oder Dokumente Sie von mir benötigen und ob es weitere Schritte gibt, die ich vor meinem ersten Arbeitstag am [Startdatum] unternehmen muss.
Ich freue mich darauf, bald Teil des [Unternehmensname] Teams zu sein und auf unsere erfolgreiche Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüssen
[Ihr Vor- und Nachname]“
Beispiel für das Ablehnen eines Jobangebots
Wenn Sie sich für ein anderes Unternehmen entschieden haben, kann die Absage eines Jobangebots folgendermassen formuliert werden:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
herzlichen Dank für das entgegengebrachte Vertrauen und Ihr Angebot, die Position als [Stelle] in Ihrem Unternehmen zu übernehmen. Es ist mir nicht leichtgefallen, diese Entscheidung zu treffen, doch ich muss Ihnen mitteilen, dass ich mich für ein anderes Angebot entschieden habe, welches noch mehr meinen beruflichen Zielen und Vorstellungen entspricht.
Ich danke Ihnen für die Gelegenheit, mich Ihnen und Ihrem Team vorzustellen und für die Zeit, die Sie sich für mich genommen haben.
Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüssen
[Vor- und Nachname]“
Absage erhalten - So reagieren Sie angemessen
Eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch ist für Bewerbende oft eine Enttäuschung, kann jedoch wertvolle Einsichten für die persönliche und berufliche Entwicklung bieten. Solche Rückmeldungen können auf verschiedenen Wegen erfolgen, einschliesslich per E-Mail, Telefonanruf oder in schriftlicher Form. In der Regel beinhalten sie eine Benachrichtigung darüber, dass die Entscheidung für eine andere Kandidatin oder einen anderen Kandidaten gefallen ist, und können konstruktive Kritik oder Gründe für die Entscheidung enthalten.
Wenn Sie eine negative Rückmeldung erhalten, ist es wichtig, professionell zu reagieren. Eine dankbare und offene Reaktion kann Türen für zukünftige Möglichkeiten offenhalten. Sie könnten um Feedback bitten, um zu verstehen, in welchen Bereichen Sie sich verbessern können und dies als Gelegenheit zur Weiterentwicklung nutzen.
Muster für das Anfordern von Feedback
Im Folgenden finden Sie einen Mustertext mit Beispielformulierungen für das Anfordern von Feedback nach dem Erhalt einer Absage:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name der Ansprechperson],
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich über das Ergebnis des Vorstellungsgesprächs für die Position als [Position] zu informieren. Auch wenn ich natürlich enttäuscht bin, nicht ausgewählt worden zu sein, respektiere ich Ihre Entscheidung und bin dankbar für die Möglichkeit, mich Ihnen und Ihrem Team vorstellen zu dürfen.
Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie mir Feedback geben könnten, das mir hilft, meine Fähigkeiten und meine Herangehensweise an zukünftige Vorstellungsgespräche zu verbessern. Jede konstruktive Kritik Ihrerseits wäre mir eine grosse Hilfe, um in meiner beruflichen Laufbahn voranzukommen.
Ich danke Ihnen nochmals für diese Gelegenheit und hoffe, dass wir vielleicht in der Zukunft noch einmal zusammenkommen können. Ich wünsche Ihrem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüssen
[Ihr Vor- und Nachname]“
Keine Rückmeldung erhalten - was tun?
Es kann frustrierend sein, nach einem Vorstellungsgespräch oder Telefoninterview keine Rückmeldung zu bekommen und die Stille nach einem Interview kann demotivierend wirken. Doch es gibt Dinge, die Sie tun können, um die Situation proaktiv anzugehen, ohne aufdringlich zu erscheinen.
Hier sind einige Tipps, falls Sie keine Rückmeldung erhalten haben:
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Geduld bewahren und Fristen respektieren: Die Personalabteilung hat oft viele Interviews und Bewerbungsverfahren zu managen, was Zeit in Anspruch nehmen kann. Geben Sie den Personalern und Personalerinnen einen angemessenen Zeitrahmen, um alle Bewerbungsgespräche zu führen und Entscheidungen zu treffen. Häufig wird am Ende des Interviews eine Frist genannt, innerhalb derer Sie mit einer Rückmeldung rechnen können.
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Höflich nachfragen: Sollte diese Frist verstreichen, ohne dass Sie eine Rückmeldung bekommen haben, ist es völlig angemessen, höflich nachzufragen. Ein kurzer höflicher Anruf oder eine E-Mail an den Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin kann zeigen, dass Sie nach wie vor starkes Interesse an der Position haben und engagiert sind.
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Dankschreiben als Chance nutzen: Ein Dankschreiben direkt nach dem Bewerbungsgespräch ist nicht nur eine gute Form der Selbstpräsentation, sondern bietet auch eine perfekte Gelegenheit, um Ihren Eindruck zu verstärken und Interesse zu signalisieren. Es zeigt Ihre Wertschätzung für die Zeit, die die Mitarbeitenden und Personalverantwortlichen sich für das Gespräch genommen haben.
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Anspruch auf eine Rückmeldung: Obwohl es keinen rechtlichen Anspruch auf eine Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch gibt, ist es aus Sicht der Professionalität und des guten Eindrucks, den ein Unternehmen hinterlassen möchte, ratsam, allen Kandidaten und Kandidatinnen eine Rückmeldung zu geben.
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Fehler erkennen und für zukünftige Vorstellungsgespräche lernen: Nutzen Sie die Zeit des Wartens auch, um über mögliche Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem Interview-Verhalten oder Ihrer Selbstpräsentation nachzudenken. Jedes Interview bietet eine Lernchance, unabhängig vom Ausgang.
Geben Sie Personalverantwortlichen genug Bedenkzeit, bevor Sie höflich bezüglich des Standes Ihrer Bewerbung nachhaken. Sollten Sie die genannten Tipps nicht befolgen, kann das für Personalverantwortliche ein Zeichen von Ungeduld und mangelnder Professionalität sein.
Beispiele für Arbeitgeber - Professionelle Rückmeldung
Eine professionelle Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch durch den Arbeitgeber ist entscheidend für den Aufbau und das Aufrechterhalten eines positiven Rufs des Unternehmens und spielt daher eine zentrale Rolle im Bewerbungsprozess. Für Arbeitgeber bedeutet das nicht nur, eine transparente Kommunikation zu pflegen, sondern auch Respekt und Wertschätzung gegenüber den Bewerbenden zu zeigen.
Hier sind einige Tipps, wie Arbeitgeber eine professionelle Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch geben können:
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Rechtzeitige Rückmeldung: Bemühen Sie sich, Rückmeldungen so schnell wie möglich zu erteilen. Eine verzögerte Antwort kann bei Bewerbenden Unsicherheit und Stress verursachen und dem Ruf Ihres Unternehmens schaden.
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Klare Kommunikation: Seien Sie in der Rückmeldung klar und direkt. Wenn Sie Bewerbenden Absagen erteilen, erklären Sie auf eine respektvolle Weise die Gründe dafür. Vermeiden Sie vage oder allgemeine Formulierungen, die zu Verwirrungen führen können.
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Konstruktives Feedback: Geben Sie, wenn möglich, konstruktives Feedback, das den Bewerbenden hilft, sich für zukünftige Vorstellungsgespräche zu verbessern. Dies zeigt, dass Sie ihre Bemühungen wertschätzen und sich die Zeit genommen haben, ihre Fähigkeiten und ihr Potenzial sorgfältig zu bewerten.
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Positivität und Ermutigung: Selbst bei einer Absage ist es wichtig, eine positive Note zu bewahren. Betonen Sie die Stärken der Bewerbenden und ermutigen Sie sie gegebenenfalls dazu, sich auch in Zukunft bei passenden Gelegenheiten wieder zu bewerben.
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Datenschutz und Sensibilität: Gehen Sie sensibel und vertraulich mit den Informationen und Daten der Bewerbenden um. Dies zeigt, dass Ihr Unternehmen professionelle Standards in Bezug auf Datenschutz und Diskretion einhält.
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Gelegenheit für Rückfragen: Bieten Sie den Bewerbenden die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Dies ermöglicht einen Dialog, in dem Missverständnisse geklärt und weitere Informationen bereitgestellt werden können.
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Konsistenz: Entwickeln Sie einheitliche Richtlinien für die Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch. Dies stellt sicher, dass alle Bewerbende unabhängig vom Ergebnis eine professionelle Erfahrung machen.
Mustertext für eine Absage an die Bewerbenden
Der folgende Mustertext zeigt, wie Sie auf eine professionelle und respektvolle Weise eine Absage erteilen können, die den Bewerber oder die Bewerberin ermutigt und eine positive Beziehung für die Zukunft aufrechterhält:
„Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers / der Bewerberin],
zunächst möchten wir uns herzlich bei Ihnen für Ihr Interesse an der Position als [Position] bei [Unternehmensname] und für die Zeit, die Sie mit uns im Vorstellungsgespräch verbracht haben, bedanken. Wir wissen es zu schätzen, dass Sie [Unternehmensname] als potenziellen Arbeitgeber in Erwägung gezogen haben und die Mühe, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben.
Nach sorgfältiger Überlegung und Abwägung aller Kandidaten und Kandidatinnen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, ein Angebot an einen anderen Bewerber zu richten. Diese Entscheidung basiert auf der Passung des Bewerberprofils zu den spezifischen Anforderungen der Position in unserem aktuellen Kontext.
Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung nicht die Wertschätzung Ihrer beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften mindert. Im Gegenteil, wir waren beeindruckt von Ihrer Erfahrung und Ihren Fähigkeiten und glauben, dass Sie eine Bereicherung für jedes Team wären. Wir ermutigen Sie deshalb, sich in Zukunft wieder bei uns zu bewerben, sollte eine passende Stelle ausgeschrieben werden und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche und persönliche Zukunft.
Sollten Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem weiteren beruflichen Weg.
Mit freundlichen Grüssen
[Vor- und Nachname]“
Mustertext für die Unterbreitung eines Angebots an die Bewerbenden
Auch wenn Sie keine Absage erteilen, ist es genauso wichtig, eine respektvolle, professionelle Nachricht zu verfassen, die Ihre Entscheidung übermittelt. Denn nun muss der Bewerber oder die Bewerberin sich ebenfalls für Sie als Arbeitgeber entscheiden. Der folgende Mustertext kann Ihnen als Inspiration bei dem Verfassen eines solchen Textes dienen:
„Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers / der Bewerberin],
wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihnen nach unserem positiven Gespräch die Stelle als [Position] bei [Unternehmensname] anbieten möchten. Ihr Profil und Ihre Erfahrungen haben uns überzeugt, und wir sind begeistert bei dem Gedanken, Sie in unserem Team willkommen zu heissen.
In naher Zukunft werden Sie den Arbeitsvertrag erhalten, der alle Details Ihrer Anstellung bei uns umfasst. Wir bitten Sie, diesen sorgfältig zu prüfen und so schnell wie möglich unterzeichnet an uns zurückzusenden, damit wir den Prozess Ihrer Einstellung abschliessen können.
Sollten Sie vorab Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich direkt bei mir zu melden. Wir freuen uns auf Ihre Zusage und darauf, Sie bald an Bord zu haben.
Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Karriere bei [Unternehmensname]. Wir hoffen, dass Sie Teil unseres Teams werden und gemeinsam mit uns wachsen.
Mit freundlichen Grüssen
[Vor- und Nachname]“